Bir işletmenin organizasyonunun önemli bir bileşenini değiştirmek veya ayarlamak için yaptığı eylemlere atıfta bulunur. Bu, şirket kültürünü, dahili süreçleri, temel teknoloji veya altyapıyı, kurumsal hiyerarşiyi veya başka bir kritik yönü içerebilir.
Organizasyonel değişim uyarlanabilir veya dönüşümsel olabilir:
- Uyarlanabilir değişiklikler , bir kuruluşun ürünlerini, süreçlerini, iş akışlarını ve stratejilerini zaman içinde geliştirmek için üstlendiği küçük, kademeli, yinelemeli değişikliklerdir. Artan talebi karşılamak için yeni bir ekip üyesi işe almak veya daha nitelikli iş başvurularını çekmek için yeni bir evden çalışma politikası uygulamak, uyarlanabilir değişikliklerin örnekleridir.
- Dönüşümsel değişiklikler ölçek ve kapsam olarak daha büyüktür ve genellikle statükodan dramatik ve bazen de ani bir ayrılma anlamına gelir. Yeni bir ürün veya iş bölümü başlatmak veya uluslararası alanda genişlemeye karar vermek, dönüşümsel değişimin örnekleridir.
Değişim yönetimi , kavramlaştırma ve hazırlamanın en erken aşamalarından uygulamaya ve nihayet çözüme kadar organizasyonel değişimi meyve vermeye yönlendirme sürecidir.
Değişim süreçlerinin bir dizi başlangıç koşulu (A noktası) ve işlevsel bir bitiş noktası (B noktası) vardır. Aradaki süreç dinamiktir ve aşamalar halinde gelişir. İşte değişiklik yönetimi sürecindeki önemli adımların bir özeti
Değişim yönetiminde kritik 5 adım çok önemlidir.
1. Organizasyonun değişime hazırlanması
Bir organizasyonun değişimi başarılı bir şekilde takip etmesi ve uygulaması için hem lojistik hem de kültürel olarak hazırlanması gerekir. Lojistiğe girmeden önce kültürel hazırlık yapılmalıdır.
Hazırlık aşamasında yönetici, çalışanların değişim ihtiyacını fark etmelerine ve anlamalarına yardımcı olmaya odaklanır. Değişim güçleri olarak hareket eden ve statükodan memnuniyetsizlik yaratan organizasyonun karşılaştığı çeşitli zorluklar veya problemler hakkında farkındalık yaratırlar. Bu ilk katılımı, değişikliğin uygulanmasına yardımcı olacak çalışanlardan almak, daha sonra sürtünmeyi ve direnci ortadan kaldırabilir.
2. Bir vizyon ve değişim planı oluşturulması
Organizasyon değişimi benimsemeye hazır olduğunda, yöneticiler onu gerçekleştirmek için kapsamlı ve gerçekçi bir plan geliştirmelidir. Plan şunları detaylandırmalıdır:
- Stratejik hedefler: Bu değişiklik, kuruluşun hangi hedeflere doğru çalışmasına yardımcı olur?
- Anahtar performans göstergeleri: Başarı nasıl ölçülecek? Hangi metriklerin taşınması gerekiyor? İşlerin şu anda nasıl durduğunun temeli nedir?
- Proje paydaşları ve ekibi: Değişimi uygulama görevini kim denetleyecek? Her kritik aşamada kimin imza atması gerekiyor? Uygulamadan kim sorumlu olacak?
- Proje kapsamı: Proje hangi farklı adımları ve eylemleri içerecek? Proje kapsamı dışında kalanlar nelerdir?
3. Değişikliklerin hayata geçirilmesi
Plan oluşturulduktan sonra geriye kalan tek şey, gerekli değişikliği uygulamak için plan içinde belirtilen adımları izlemektir. Bunun şirketin yapısında, stratejisinde, sistemlerinde, süreçlerinde, çalışan davranışlarında veya diğer yönlerde değişiklikleri içerip içermediği girişimin özelliklerine bağlı olacaktır.
Uygulama sürecinde, değişim yöneticileri , inisiyatifin hedeflerine ulaşmak için gerekli adımları atmaları için çalışanların güçlendirilmesine ve bilgilendirilmesine özel önem verilmelidir. Engelleri öngörmek ve tespit edildikten sonra bunları önlemek, kaldırmak veya azaltmak için ellerinden gelenin en iyisini yapmalıdırlar. Kuruluşun vizyonunun tekrar tekrar iletilmesi, ekip üyelerine değişimin neden takip edildiğini hatırlatmak için uygulama süreci boyunca kritik öneme sahiptir.
4. Değişiklikleri Şirket Kültürü ve Uygulamalarına Yerleştirin
Değişiklik girişimi tamamlandıktan sonra, değişiklik yöneticileri önceki duruma veya statükoya geri dönüşü engellemelidir. Bu, süreçler, iş akışları, kültür ve stratejilerle ilgili organizasyonel değişim için özellikle önemlidir. Yeterli bir plan olmadan, çalışanlar, özellikle geçiş döneminde, işleri yapmanın “eski yöntemine” geri dönebilirler.
Değişiklikleri şirket kültürü ve uygulamalarına dahil ederek, geri dönüşün gerçekleşmesi daha zor hale getirilmelidir.
5. İlerlemeyi Gözden Geçirin ve Sonuçları Analiz Edin
Bir değişim girişiminin tamamlanmış olması, başarılı olduğu anlamına gelmez. Analiz ve inceleme, iş liderlerinin bir değişim girişiminin başarılı mı, başarısız mı olduğunu anlamalarına yardımcı olabilir. Ayrıca gelecekteki değişim çabalarında yararlanılabilecek değerli bilgiler ve dersler de sunabilir. Bu nedenle iyi bir raporlama sistemi ve ölçüm sistemi kurulmalıdır.
